在不同时区工作时的12个时间管理技巧

跟踪时区可能具有挑战性。尽管我们已尝试重新发明时区，但我们仍无法就通用系统达成一致。

然而，这通常不是问题，因为每个人都知道他们所在地区的时区。例如，在美国，东西方时差是三个小时。容易，对吧？

但是，如果您正在与分布在世界各地的远程团队合作怎么办？

如果您在葡萄牙有同事，在印度有同事，则很难掌握时间。此外，团队成员会发现在异步环境中更难协作，他们可能需要一段时间才能适应。此外，安排会议可能很困难，给那些必须参加的人带来不便，尤其是在清晨或深夜。

可以说，与不同时区的队友一起工作时，寻找合适的会面时间是一场充满妥协的持久战。

然而，从商业角度来看，很难反对跨多个时区运营。尽管存在挑战，但好处远远大于缺点。一个优势是您可以利用更广泛、更多样化的人才和技能。此外，您基本上可以全天候操作。

但是，您可以使用正确的工具和方法来克服这些挑战。

1.立即将您的位置通知第三方。

您应该立即让人们知道您居住在哪个时区。在自我介绍时，让您的同事知道您的日程安排和首选的沟通渠道。您也可以利用这个机会设定界限。举一个可以联系到你的情况的例子——即使你下班了。

无法传达您的日程安排？考虑与您的同龄人分享您的在线日历，

或者，您可以将日历链接放入您的在线个人资料中。为什么？您可以通过在您的电子邮件签名、工作聊天资料、LinkedIn帐户和Google个人资料中显示您的办公时间来避免误解。

另外，不要忘记在必要时更新它们。您有责任分享您日程安排中的任何变化，无论您是换班还是提前下班。

2.明确传达时区界限。

您需要帮助您的员工清楚地传达他们喜欢的工作时间，并与他们一起工作的团队设定界限，无论他们是在您的主要办公室之外还是在混合团队中工作。共享团队日历可能会有所帮助，因为每个人都可以看到彼此的空闲时间。

对于管理者来说，在团队的工作时间内安排会议同样重要。确保您的整个团队能够找到适合所有人的时间。确保不要让分散的团队成员在早上7点接听电话，因为这对您来说很方便。

为了提高透明度和更好的协调，请使用允许团队成员共享其工作日历的工具。弥合任何文化交流差距的最佳方式是促进关于工作时间和期望的公开讨论。鼓励您的员工留出午休时间，并避免在工作时间以外查看工作电子邮件或Slack消息。

3.确定一个公平的会议时间。

跨时区工作时，设置公平的会议时间很重要。毕竟，如果在他们的正常工作时间之外，没有人愿意在早上5点起床办理登机手续或在晚上10点熬夜开会。

简而言之，确保在设置会议时间时考虑到每个人的时区。如果没有办法让每个人的会议时间都公平怎么办？为了避免给同一个人重复带来不便，您可能需要轮换开始时间。

4.理解同步和异步通信的区别。

在与分布式团队合作时，了解同步和异步通信很重要。

同步通信（“sync”）过程允许同事实时响应并提供反馈。您可以通过电话、视频聊天，甚至使用Slack或Microsoft Teams等即时消息平台来完成此操作。

另一方面，异步通信是指在不同时间发送信息并延迟传递。例如，发送电子邮件或留下语音消息，以便他们在方便时回复。

尽可能利用异步。

只要有可能，在远程工作时培养异步通信的能力就很重要。无论您的整个团队位于何处，也无论您位于哪个时区或地理位置，有效的异步通信都可以让您有效地保持联系。

异步通信的技巧：

• 每个请求都应该从您需要什么以及为什么需要它开始。通过坦诚相待，其他人会知道您期望什么样的承诺。
• 发送Loom视频而不是开会来讨论信息和征求反馈。回复时，人们可以以文本格式发送或上传自己的Loom视频。
• 邀请人们评论和协作处理Google文档等文档。
• 您可以使用会议安排软件或Doodle之类的工具来安排面对面的会议，以便为每个人找到最佳时间。

5.考虑适应不同时区的轮班或工作日。

假设您在一个国家/地区工作，但您的一半团队位于另一个国家/地区。考虑在办公室工作半天，然后每周在晚上或清晨远程工作一天或多天。通常称为轮班制，这涉及在您所在的时区工作一天的部分时间，然后在另一个团队的时区工作一天的部分时间。

通过拆分日程安排，您可以更方便地与不同时区的同事开会，而不会忽视您当地的团队。此外，您无需熬夜也能与您的国际部门保持联系。

如果您在两个相交不多的时区工作怎么办？与其连续工作相同的小时数，不如将轮班分成两班。

或者，您可以决定每周花几天时间按照另一个国际团队的日程安排工作。例如，您可以在欧洲、中东和非洲地区(EMEA)方便的日子工作。因此，您在早上6点开始工作但是，您将在下午3点之前完成只需预订一个标题为“EMEA时间：美国东部时间早上6点到下午3点”的全天活动，以避免被您所在时间段的人预订区。

6.明确指定日期和时间。

如果讨论中有不同的时区，请尽量准确地说明时间和日期。当提到特定时间时，阅读您消息的每个人都需要知道它。

例如，问“我们可以在你的时间下周三上午11点见面吗？”不如问“我们可以在美国东部时间下周三上午11点见面吗？”

为了让大家了解不同的时间，使用一个简单的时区转换工具。

确保在用外语书写时不要混淆上午和下午时间或使用罗马数字。尽管听起来像是一个小细节，但这可能会导致混乱和不必要的压力。

额外提示：决定使用哪个时区。

即使您仍然应该知道其他人的时区，为您的公司设置一个官方时区也有助于减少误解。

会议可以根据每个经理的个人时区来安排，让每个人都争先恐后地想出自己的时区。拥有官方时区意味着每个人都将使用相同的时区来设置和沟通截止日期和会议，无论他们身在何处。通过这样做，员工可以快速确定他们所在位置和办公室之间的时差。

7.建立内部维基。

实时信息和上下文不应仅限于一次性视频和屏幕截图。Notion、Confluence甚至Google Drive都可以用于在内部wiki上记录最佳实践和流程。

文档并不是您可以使用wiki做的唯一事情。使用它们也是共享会议记录、达成共识和收集反馈的有效方式。作为创建wiki的结果，您将能够创建透明度并激发想法和反馈的持续流动。

8.使用在线日历。

在与远程团队成员进行约会或会面时，通常会浪费大量时间等待确认。时区差异使得获得实时响应变得更加困难。如果对方住在世界的另一端，您可能要等到下一个工作日才能收到他们的消息。电子邮件交换甚至可能需要一周时间才能确定约会。

值得庆幸的是，Google Calendar和Calendar等工具解决了这个问题。

以日历为例。

当您需要安排会议时，日历会在您连接的日历中搜索空闲时间段。添加或删除时间以及选择会议长度是可自定义的选项。还可以包括会议地点选项，例如实际地址、电话号码或Zoom链接。

做出偏好后，您的空闲时间可以通过电子邮件发送给与会者。通过点击一个时间，他们可以保留它，日历会将它添加到您的日历中并通过电子邮件发送给与会者。

9.避免微观管理并设定适当的期望。

围绕工作重新配置期望也意味着跨时区工作。由于时差，您的员工可能无法立即回复他们的请求。为了帮助远程同事感受到尊重，他们应该在发送即时消息或电子邮件之前确定任务的紧迫性。通过这样做，他们会在工作中感到更受赞赏，压力更小，更满足。

人们与同事保持联系的另一种好方法是安排电子邮件或即时消息在工作时间到达。如果需要在工作时间之前或之后发送消息，可以在许多通信平台上提前安排。

为您的员工提供这些工具，以便他们可以有效地使用它们。因此，您将能够弥合任何文化交流上的差距，从而打造一个更加尊重他人、更加高效的工作环境。

10.注意文化规范。

了解贵公司拥有远程员工的国家/地区的文化规范和传统非常重要。由于这些文化差异，他们可能会工作不同的时间、庆祝不同的假期或进行不同的交流。

为了创建一个有凝聚力的团队，展示对文化差异的理解很重要。

11.如果您需要发送计划外的消息，请耐心等待。

当处于不同时区的同事起床或睡觉时，不应立即发送电子邮件和消息。因此，许多全球员工在完成工作后会暂停即时消息通知，或者在完成工作后关闭工作设备。

要求您的队友随时待命并不能营造良好的公司文化，而且可能会损害士气。您可以通过在下班后尽量减少消息传递来避免这种情况，如果您没有立即得到答复，请耐心等待。很有可能真正优秀的队友第二天开始工作时会联系你。

12.玩得开心。

跨时区协调可能具有挑战性。然而，花时间享受乐趣和谈论工作是非常值得的。

在任何工作环境中，人际关系都能促进信任、加强协作并提高生产力。不过，对于远程团队而言，这一点尤其重要。与同事建立社交关系不仅仅是对抗孤立。此外，它还减少了提问、获得帮助和承担风险的障碍。

花时间与您的队友一对一或以小组形式喝虚拟咖啡，并为整个团队安排在线游戏之夜。如果您的团队部分偏远，请考虑为节日聚会或季度社交等活动提供拨入选项。如果您愿意，甚至可以将您的Meeting Owl带到欢乐时光。

无论哪种情况，请确保您的远程员工获得特殊待遇，例如cookie。你也可以给他们一个预算来购买他们自己的点心，这样他们就会觉得自己是派对的一部分。